Казалось бы, только недавно, в нулевых, каждая свадьба представляла собой ряд одинаковых атрибутов: выкуп невесты, каравай и белый лимузин с куклами на бампере. Сейчас же день бракосочетания — это отдельный шоукейс с командой организаторов, персональным концептом и системным подходом. И все это благодаря разросшейся индустрии организации свадеб.

Редакция Enter поговорила с основательницей event-агентства BEST DAY by Luiza Луизой Галлямовой. Рассказываем, на чем не стоит экономить при подготовке к свадьбе, когда лучше всего приглашать гостей и как найти своего организатора.

За сколько дней нужно начинать подготовку к свадьбе?

Правильного варианта здесь нет, как и конкретных сроков: ориентир всегда идет на пару и желаемую дату. Оптимальное время подготовки — три-четыре месяца. Однако с хорошей командой организаторов можно уложиться даже за две-три недели без ущерба качеству мероприятия.

Однако когда у жениха и невесты есть несколько месяцев до события, они неспешно выбирают все детали. Могут себе позволить подольше размышлять над шрифтом и цветом текста в пригласительных, выполнять свое «домашнее задание»: отвечать на вопросы организаторов или готовить описание гостей праздника. В сжатые сроки необходимо принимать решения быстро, чтобы успеть организовать все ко времени: на первой встрече с организаторами пара сразу заполняет бриф, происходит бронь команды (фотографы, видеографы, кондитер, ведущий и другое), а также общение с близкими для обсуждения сюрпризов.

На разработку концепции в таком случае уходит не две недели, а несколько дней. Важно, чтобы будущие молодожены доверяли организаторам в принятии решений — ведь у последних есть большой опыт в сфере event. Таким образом, вы можете сэкономить время, организовать свой идеальный праздник и избежать стрессовых моментов.

В какое время года лучше всего проводить свадьбу?

За последние несколько лет исчезло понятие сезонности при организации свадьбы. В этом деле надо отталкиваться от индивидуальных предпочтений жениха и невесты. А еще в выборе времени года важно учитывать вариативность декора и сезонность цветов. К примеру, лето наиболее выгодное для флористов и декораторов: есть возможность закупаться у местных фермеров, а это значительно снижает расходы на закупку и смету свадьбы в целом.

Когда выбираете сезон, не забывайте о концепции вашей свадьбы. Одна из наших пар не могла определиться с датой — выбирали между 27 февраля и 6 марта. В процессе общения выяснили, что жених с невестой являются учеными в области создания новых элементов, поэтому для них важную роль играет идея «зарождение нового». Метафорично с этим переплетается наступление весны: так и решили, что 6 марта для них подходит идеально.

От чего зависит бюджет?

Итоговая сумма зависит от идей и предпочтений, которые рождаются в процессе подготовки. Процент затрат на ту или иную часть расходов варьируется от распределения бюджета пары и формата праздника: кто-то тратит большую часть суммы на артистов, а кто-то удивляет своих гостей изысканной кухней и разнообразием блюд. Поэтому бюджет свадьбы — это всегда очень индивидуальный вопрос.

Какие вещи должны брать на себя организаторы, а какие лучше оставить на жениха и невесту?

Все вопросы лучше решать с организаторами. Все пары разные: есть те, кто открыто говорит о своих желаниях. Тогда мы обязательно предлагаем варианты того, как можно еще подать их задумку и реализовать пожелания, чтобы это было максимально масштабно и эмоционально. Вместе с тем, есть категория пар, которые на первой встрече проговаривают, что они не хотят принимать активного участия в создании свадьбы и их не нужно трогать.

В любом случае мы с командой персонально подбираем пути решения задач и варианты процесса подготовки. Реализуется режиссерский формат мероприятий: создание индивидуальной концепции, осмысленного декора, логически выстроенный сценарий праздника, эмоциональный тайминг с интересными подводками.

Как найти своего организатора?

Подписаться в социальных сетях на разных организаторов, понаблюдать за ними и их работами. После — отобрать тех, кто понравился как люди и профессионалы, записаться на консультацию.

Не стесняйтесь задавать уточняющие вопросы, обсуждать детали. И главное — доверяйте внутреннему ощущению. Спросите себя: хотите ли вы дружить со своим организатором? И если ответ положительный, тогда вам по пути. Свадьба — одно из главных событий в жизни, поэтому его важно доверить людям, с которыми вам комфортно.

Что отличает хорошего организатора?

Формула хорошего организатора: эмпатия, богатый внутренний мир, насмотренность и амбициозность. Дополнительной переменной является еще и стрессоустойчивость. Если углубляться в детали, то стоит обратить внимание на манеру общения: как организатор с вами коммуницирует. Это важно для того, чтобы понять, на одном ли языке вы говорите, созвучны ли для вас его идеи. 

Обратите внимание на идеи, которые предлагает ваш специалист и его команда: учитывают ли они ваши пожелания, слышат ли вас. Идеально, когда организатор предлагает идеи, которые не просто вам нравятся, а о которых вы даже не задумывались до этого.

Как определиться с тематикой свадьбы, и так ли это важно?

Концепция свадьбы — основа основ. Не существует одинаковых пар, поэтому во главе любого проекта моего агентства — индивидуальные истории из жизни каждой пары. Команде важно, чтобы в каждую деталь свадьбы была заложена мысль об отношениях жениха и невесты. В таком случае, свадьба получится не только для вас, но и про вас.

Что необходимо учитывать при выборе площадки?

Изначально нужно определиться с концепцией, форматом свадьбы и только потом выбирать подходящее место. У нас была пара, у которой родители хотели организовать свадьбу в Kazan Palace by Tasigo. После тщательного изучения брифа и личного знакомства мы заметили любовь жениха и невесты к машинам. Дальше была создана концепция, в рамках которой идеально подходил музей машин, в котором до этого еще ни разу не было свадеб.

Родители и гости вечера были приверженцами классики, поэтому наша идея была рискованной, но в итоге — все остались довольны. Нужно помнить, что именно благодаря деталям создаются особенные проекты. Не бойтесь экспериментировать с выбором площадки и опираться на опыт организаторов.

Делать ли выездную регистрацию?

Нет никаких точных правил: просто выездная регистрация создается индивидуально под концепцию свадьбы. Единственное, советуем парам обратить внимание на атмосферу выездных регистраций: нет очередей и незнакомых людей вокруг, шаблонного текста, суетной ходьбы с одного места в другое.

На выездных регистрациях невеста может исполнить свою мечту — выйти к жениху под любимую музыку одной или в сопровождении с папой. Однажды была свадьба, на которой невесту к зоне регистрации вела мама — такие моменты всегда выглядят очень трогательно и имеют большую ценность. Еще есть возможность произнести клятву: дать обещания друг-другу, сказать что-то трогательное или рассказать шутку, которая будет понятна только паре и гостям.

Обязательно ли делать первый танец или выкуп?

Нет плохих идей, есть плохая реализация. Все должно быть в единой связке и иметь свою смысловую нагрузку. В ситуациях, где на вопрос «а зачем это?», поступает ответ «просто так» или «это прикольно», то идею лучше оставить в покое и рассмотреть другие варианты. Если же первый танец и выкуп важны для пары, то это обязательно реализуется с учетом личной истории и концепта праздника.

Какие могут быть форс-мажорные ситуации?

Форс-мажор может возникнуть, откуда ты этого не ждал: не зря говорят, что мероприятие — живой организм. Поэтому люди, которые хотят прочувствовать свой праздник полностью, нанимают организаторов. Именно они решают все непредвиденные ситуации. У хорошей команды заказчики не знают о том, что в ходе подготовки или в течение вечера возникают какие-то проблемы.

Например, на одно из наших мероприятий к назначенному времени не привезли ковролин. За два дня до события команда не оставляла ни на минуту в покое персонал транспортной компании и достучалась до директора. Итог: ковролин прибыл на площадку за час до начала события. Заказчик узнал о ситуации только на следующий день после праздника — для него все прошло идеально.

На чем нельзя экономить?

Никогда нельзя экономить на эмоциях. Создавая свадьбу, подумайте о своих воспоминаниях: что для вас ценнее всего? Визуальная часть, живая музыка, сюрпризы от близких или вкусная еда? Будьте честны и откровенны со своими организаторами: они всегда придут на помощь при оптимизации сметы и подскажут, что можно сократить без ущерба всей атмосфере вечера.

На личном опыте могу сказать, что чаще всего пару удивляют индивидуальные номера-сюрпризы от близких, которые создает наша команда: постановка с профессиональными танцорами, клипы от друзей, а также сюрпризы пары друг для друга.

К тому же важно помнить, что фото и видео — с вами навсегда. Поэтому нельзя забывать о фотографе и видеографе, их выбору стоит уделить особое внимание.

Когда и как нужно приглашать гостей на свадьбу?

Отправлять пригласительные лучше за 1,5-2 месяца, чтобы гости смогли в комфортном для себя темпе начать подготовку и при этом не забыли о вашем празднике.

Можно использовать сайт-приглашение. Там удобно размещается вся информация: время, схема проезда на площадку, дресс-код, подтверждение присутствия, размещение wish-листа и сбор информации по предпочтениям блюд и напитков. Еще один вариант: анимационное приглашение с информацией в стилистике свадьбы, чтобы сразу дать понять гостям об атмосфере предстоящего события.

Как выбрать меню на свадьбу, включая алкогольные напитки?

На составление меню и карты бара по большей части влияют время года, вкусовые предпочтения и концепция праздника. На каждый случай есть своя формула: организаторы математически рассчитывают каждый пункт для оптимизации бюджета заказчиков.

К тому же, важно заранее уточнить у гостей есть ли у них аллергии на определенные продукты. Или можно предусмотреть возможность блюд на выбор. Например, предлагать салаты с рыбой/креветками или курицей/говядиной/уткой. Эта схема распространяется на основное меню и горячие закуски.

Выбор блюд зависит и от времени года. В холодный период хочется более плотной еды: например, салаты со сложными соусами, на гарнир — картофельный гратен, суп по желанию. А в теплое время подойдет легкая пища: салаты, заправленные маслом, горячие закуски из морепродуктов, а на гарнир к основному блюду — овощи-гриль.

Также важно в начале каждого блока свадьбы подавать одно новое блюдо. Часто помимо порционных блюд на столе есть нарезки и закуски, но иногда пары предпочитают европейский формат и обходятся без них. Касаемо алкоголя: желательно предварительно уточнить у гостей, что они будут пить или полагаться на свои знания о гостях и закупить необходимое количество напитков.

Как организовать тайминг на свадьбе, чтобы никто не сошел с ума?

На каждое мероприятие есть стандартный набор команды, которая следит за тем, чтобы событие прошло без казусов, согласно таймингу и в удовольствие: координатор пары всегда придет на помощь молодоженам, принесет платье, поправит макияж в течении вечера и будет эмоциональной поддержкой во время всего мероприятия. Есть организатор, который отвечает за подрядчиков, выход артистов, чистоту и сервис гримерки, вынос реквизита и проверку уборных комнат.

Также отдельный человек следит за таймингом кухни, контролирует работу официантов, вынос блюд, работу площадки в целом. Режиссер команды отвечает за аудио и видеоконтент свадьбы, курирует световое освещение и процессы съемки, выполняет функции выпускающего режиссера. Аудитор следит за физическим состоянием гостей и постоянно интересуется их комфортом: громкость музыки, яркость света и другие важные мелочи. Если гостей больше, чем 60 человек, на свадьбе работает дополнительная команда координаторов для того, чтобы решение вопросов происходило максимально быстро и лаконично.

При самостоятельной организации свадьбы — придется контролировать все процессы праздника: вынос блюд, встреча гостей, артистов, контроль работы фотографов, ведущих, операторов, сценария вечера. Если вам хочется расслабиться в важный для вас день, приглашайте организаторов, профессионалов своего дела, которые избавят вас от всех задач.

Текст: Анастасия Павлова
Изображения: sashaspi, фото предоставлены агентством BEST DAY by Luiza