Мэрия Казани входит в топ работодателей России по версии HeadHunter. За этим результатом стоит каждый из 60 000 сотрудников и одна команда управления кадровой политики. Именно они ищут и набирают людей, которые делают любимый город комфортным и безопасным.
Enter продолжает серию материалов о командах, которые формируют и развивают среду будущей Казани. В этот раз обсудили, как изменилась работа в государственных органах и мэрии Казани, какой должна быть современная кадровая политика и почему важно постоянно ее трансформировать для новых поколений соискателей.
Слева направо, первый ряд: Алла Горбачева, Насиба Ахмеджанова, Алина Шаронова, Екатерина Сабитова. Слева направо, верхний ряд: Булат Алеев, Ирина Бочкова, Артур Анисимов Гузель Гафарова.
Булат Алеев,
руководитель Аппарата Исполнительного комитета Казани
Мы начали трансформацию кадровых процессов три года назад. Одной из главных задач стала работа с молодежью. В моменте мэрия перестала быть для выпускников вузов потенциальным местом работы, так как казалась бюрократической структурой. Мы провели большую работу, чтобы показать, чем занимаемся и почему молодой специалист должен выбрать именно нас. Как итог, средний возраст новых сотрудников уменьшился до 35 лет. Это явный тренд на омоложение команды Казани.
Мы уверены, что за комфортом сотрудников стоят не отделы кадров, а руководители. Чтобы большая команда разделяла одни ценности и двигалась в одном направлении важна вовлеченность начальника. Когда человек включен в работу отдела и каждого своего подчиненного, он может контролировать все процессы: и рабочие, и связанные с атмосферой и мотивацией команды. От этого зависит успех отдела, управления и целого города.
Тестом новой корпоративной политики стало участие в рейтинге HeadHunter и РБК в 2023 году, тогда мы вошли в топ-50 лучших работодателей России среди крупных предприятий. Нам это было нужно, чтобы в сравнении с гигантами типа «Сбера» и «Газпрома» отрефлексировать, где у нас слабые стороны и что мы делаем не так. Да, наша задача благоустраивать дворы, строить школы и ремонтировать дороги. Но большую часть времени люди проводят на работе, соответственно, на настроение наших сотрудников и качество их работы напрямую влияет атмосфера в коллективе.
Формирование и поддержка команды — это наша сильная сторона, и мы с удовольствием делимся накопленным опытом. В мэрию приезжают на стажировки руководители других городов и даже регионов. К нам едут, потому что опыт Казани проще адаптировать, чем московский и петербургский. Для каждой делегации мы прописываем программу с треками, наши руководители читают лекции и рассказывают о лучших практиках. Студенты EMPM ВШГУ РАНХиГС, «Школы губернаторов», «Школы мэров», кадровый резерв президента — все обучаются у нас. Для нас это честь и вызов постоянно становиться лучше, чтобы оставаться примером.
Ирина Бочкова,
начальник управления кадровой политики
Управление кадровой политики отвечает за все, что касается людей, корпоративной культуры и ценностей команды из 60 000 человек. Каждый сотрудник: от нянечки в детском саду до дворника — должен понимать, что от его работы зависит комфорт всех жителей Казани. Мы стараемся пропитывать этой идеей как можно больше людей, показывать им, что они важны, ценны и что именно от них зависит качество отдельного процесса и жизни казанцев в целом. Стратегия с едиными ценностями для всех сотрудников — это первое генеральное направление нашей работы.
Второе — внутренний сервис. Мы сопровождаем сотрудника на каждом этапе пути: с момента, когда он лайкнул вакансию на HeadHunter, до увольнения и трудоустройства на новом месте. Задача сделать пребывание в команде мэрии максимально комфортным. Человек не должен переживать, что его никто не замечает, а его карьерный путь никого не интересует. Мы следим за легкой адаптацией на новом месте, отвечаем за корпоративную культуру и образование каждого работника.
За несколько лет мы стали открытыми. Все вакансии, которые есть в мэрии, размещены на HeadHunter и «Работа России». Устроиться к нам может любой желающий: для этого достаточно откликнуться на предложение и пройти собеседование. То есть все кадровые службы подразделений работают через один вход, что исключает устройство «по знакомству» и другие некрасивые истории.
Мы наладили системную работу с молодежью. Молодые специалисты представляют чиновников измученными людьми, которые целыми днями работают с бумагами. На самом деле, сейчас нет папок и документов. Современный госслужащий решает проблемы современными цифровыми инструментами, постоянно изучает инновационные подходы в управлении городом, развивается и образовывается в самых разных направлениях. Чтобы показать это, мы вышли на потоковые лекции в колледжах и университетах. Наши руководители рассказывают о своем пути в мэрии, преимуществах и сложностях работы без пафосных слов и од — все просто и по-честному.
Второй год мы проводим форум «Кадры решают все». Целью первого ивента было познакомить работодателей с лучшими кадровыми практиками. В форуме поучаствовали как крупные компании типа СИБУРа и «Данафлекса», так и представители локального бизнеса. На кадровом рынке голод во всех направлениях. Общий посыл был таким: начнете меняться сейчас — получите лучших людей, подключитесь позднее — будете работать с теми, кто останется.
Второй форум пройдет в новом формате и станет продолжением первого. В этом году фокус будет на внутренней корпоративной среде и корпоративной культуре. Будет работать площадка молодежного кадрового форума, так как многие студенты и выпускники вузов не понимают перспектив города. Чтобы удержать специалистов в Казани, нам важно показать возможности наших предприятий и наделить их работу смыслом.
Алина Шаронова,
заместитель начальника управления, начальник отдела молодежных карьерных проектов
Мы взаимодействуем со студентами колледжей и вузов, проводим стажировки, организовываем практики, устраиваем открытые диалоги с руководителями подразделений. В прошлом году разработали интерактивную игру «Дети в городе мечты», и теперь рассказываем об устройстве Казани еще и самым маленьким жителям. Так у детей формируется понимание, что все в городе сделано руками людей.
С такой же позиции мы приходим к студентам. Долгое время практика оставалась формальностью. Мы поменяли подход, так как нам есть что показать и чем заинтересовать молодых людей. Первое, что сделали, — упростили коммуникацию и запустили удобный Telegram-бот для подачи заявки на практику в мэрии. В нем же собрана вся информация о следующих этапах и подразделениях, где можно поработать.
В отличие от практической подготовки, в проект «Стажировка в мэрии» мы берем звезд среди студентов, нацеленных или построить карьеру в органах власти, или изучить городскую инфраструктуру. Лучших из лучших выбираем на конкурсной основе и вместе с ними изучаем город от масштабного к локальному: от того, как работают канализация и как вода в трубах становится горячей, до написания проектов и организации событий. Итогом стажировки становится обмен с правительством Москвы: те, кто лучше всего показал себя на месте, едут за опытом в столичную мэрию.
После стажировок около 20 человек устроились в мэрию. Это не было нашей первоочередной задачей. Изначальной целью было воспитать амбассадоров, которые донесут наши ценности в свои сообщества. Но участники программы оказались настолько заряженными, что мы предложили им остаться у нас. Когда работаешь в мэрии несколько лет, взгляд замыливается. Студенты и молодые стажеры приходят с широко открытыми глазами — это классное качество, которое помогает посмотреть на вопросы под разными углами.
Кроме основной работы, мы работаем над коммуникацией. У «Команды Казани» есть Telegram-канал, где мы нескромно рассказываем о себе: о жизни сотрудников, победах, о том, как мы проводим свободное время. Нам важно показать, что мы — обычные ребята. Вот елку все вместе наряжаем, вот на спартакиаду едем, а вот городское событие организовываем. Это часть нашей кадровой политики: быть одной большой командой, которая делает любимый город комфортным, а его жителей — счастливыми.
Артур Анисимов,
первый заместитель начальника управления
Мы думаем о каждом человеке нашей команды, создаем возможности для развития, обучения и карьерного роста. У нас выстроена прозрачная мотивация работников, налажена открытая связь и запущена программа по оптимизации и цифровизации процессов. Последняя нужна для того, чтобы человек не задумывался, за сколько дней ему нужно написать заявление на отпуск, куда его отнести и у кого подписать. Он полностью вовлечен в свою работу — об остальном позаботятся работники кадровых подразделений.
Конечно, переход на цифровые системы требует больше времени от кадровиков: на их плечи ложатся задачи по актуализации персональных данных, подготовке приказов, ведению учетных записей, заполнению журналов и так далее. Мы готовы жертвовать своим временем, чтобы сэкономить время и облегчить жизнь остальным сотрудникам.
Благодаря оцифровке бумажных процессов и внедрению новых инструментов, у нас получилось исключить 90% документооборота. Бумаги оформляются в электронном виде, подписываются ЭЦП и хранятся в системе. Кадровый электронный документооборот позволяет не покидая рабочее место, оформить служебную записку о командировке или учебе, направить заявление на отпуск и другие документы. Например, раньше или сотрудник должен был каждый месяц приходить в бухгалтерию за расчетным листом, или бухгалтер тратить два рабочих дня, чтобы разнести все бланки. Теперь буквально одним нажатием кнопки расчетные листы приходят на электронные почты сотрудников.
Мы оптимизировали процедуру присвоения классных чинов. Раньше она занимала 30 дней: время уходило на подготовку, доставку, подписание и регистрацию. Сейчас нам нужно три дня. Процесс запускается в электронном виде, а необходимая часть документов оформляется на местах в подразделениях. Конечно, нам есть к чему стремиться. В чем-то мы ограничены законодательством: принимать и увольнять сотрудников мы обязаны только по написанному от руки заявлению. Но я уверен, это вопрос времени, скоро и эти процессы перейдут в цифру.
Насиба Ахмеджанова,
начальник отдела управления персоналом и мониторинга
Все наши вакансии размещены на HeadHunter. Кадровым подразделениям мы даем максимум три дня на первичный отбор кандидата, еще три дня на собеседование, и еще три дня на согласование кандидата с руководителем. То есть трудоустройство в мэрию занимает не больше двух недель. Это повышает лояльность соискателей к нам как работодателю.
Сейчас невозможно набрать персонал без маркетинга. Чтобы соискатель выбрал тебя, нужно уметь себя продавать. В преддверии зимы мы запустили информационную кампанию для водителей и дорожных рабочих. В ней предлагали и осязаемые преимущества, как, например, социальный пакет, бесплатный отдых для детей, предоставление жилья и питания в пиковые периоды, так и неосязаемые. Главный посыл был в том, что эта работа, которой можно гордиться. Баннеры висели на остановках и светились в соцсетях — все для того, чтобы информация дошла до целевой аудитории.
Трудоустройство в мэрию начинается с собеседования. Для нас важно понимать потенциал сотрудника, чтобы правильно выстроить траекторию его развития. Мы берем людей только с истинной мотивацией и ценностями, которые совпадают с нашими. Конечно, все здесь развивают себя, но через призму служения. Неважно, сколько мы будем платить сотруднику и какими другими методами его мотивировать, если он не видит себя в этой концепции, он очень скоро уйдет.
Ответственной задачей является собеседование увольняющихся сотрудников. Прежде чем отпустить человека, мы пытаемся выяснить истинные причины ухода. Это не всегда зарплата и условия труда. Бывает такое, что человек хочет поменять профессиональное направление или ему не хватает смелости просить повышение. Мы пытаемся решить эти трудности. И если не удается, стараемся расстаться на хорошей ноте, так как одно негативное увольнение равно десяти положительным.
Мы постоянно анализируем кадровые процессы. Если видим, например, текучесть в подразделении, идем за объяснениями к руководителю. Бывают объективные причины, когда поменялся начальник, и вся команда ушла за старым. А бывают проблемы в токсичном управлении, пассивности руководителя и так далее. Мы стараемся вовремя это заметить и исправить. Новым сотрудникам нужно время на адаптацию, они менее опытные, медленнее реагируют и чаще допускают ошибки. И если штат будет постоянно обновляться, мы не сможем наладить стабильную качественную работу в городе.
Екатерина Сабитова,
начальник отдела развития кадрового потенциала
Мы ведем большую работу по адаптации новичков. Проводим серию встреч, на которых рассказываем, как устроена мэрия Казани, с чем молодому сотруднику предстоит работать и, главное, какие возможности для обучения и карьерного роста у него есть. После этого мы идем на экскурсии по объектам городского хозяйства и достопримечательностям. Это помогает наглядно показать, что из себя представляет городская система — одна из сложнейших систем, какую можно представить.
Ключевую роль в адаптации играют наставники. Это сообщество неформальных лидеров, которые помогают молодым сотрудникам быстрее влиться в работу. Они рассказывают о задачах и традициях подразделения и ведут новичка по специально разработанному календарю. Раз в квартал мы проводим с наставниками встречи, на которых делимся опытом, работающими и не очень практиками.
У нас есть бот, который сопровождает новичков на протяжении шести недель. В цифровом помощнике собраны все инструкции и ссылки на важные документы, видеоэкскурсия по мэрии и несложные опросы о включенности пользователя в работу. Например, бот уточняет, как человек себя чувствует после первого рабочего дня, есть ли у него доступ к корпоративной почте, просит прислать фото рабочего стола. Все ответы попадают к нам, и мы можем отслеживать, как идет адаптация на новом месте.
Кроме этого, мы занимаемся развитием профессиональных навыков и обучением персонала. Наши сотрудники имеют возможность ежегодно обучаться в Высшей школе государственного муниципального управления КФУ и в любое время прослушать лекции нужного профиля на платформе «Пульсе». Также мы проводим образовательные встречи «Та самая среда», на которых рассказываем о деловом этикете, лидерских качествах, обучаем ораторскому мастерству — в общем, развиваем дополнительно мягкие навыки и компетенции.
В 2024 году опрос вовлеченности сотрудников показал 73%. Это высокий результат. Да, все рекомендуют мэрию как надежного работодателя, все рекомендуют своего руководителя, но многим, например, не хватает похвалы. По каждой точке роста мы разрабатываем план и даем рекомендации руководителям. Это нужно, потому что от комфорта сотрудников мэрии зависит качество их работы, которая влияет на город и людей.
Проекты управления кадровой политики
«Стажировка в мэрии» — проект для студентов, которые хотят узнать, как устроена работа в мэрии Казани. Это возможность изучить внутренние городские процессы, поучаствовать в кейс-технологиях и деловых играх, задать вопросы руководителям подразделений и предложить идеи для улучшения города. Стажировки проводят ежегодно, заявки на следующую принимают до 1 марта на сайте.
Платформа «Пульс» — платформа полного цикла управления персоналом. По сути, это внутренняя соцсеть, где руководители могут ставить задачи и определять треки развития. В профилях сотрудников собрана информация об опыте, достижениях и интересах. Здесь же можно послушать лекции, пройти курсы и HR-опросы, ознакомиться с дайджестом событий.
«Новички команды» — система адаптации сотрудников, направленная на заботливое отношение к новичкам. Комплекс состоит из Telegram-помощника, приветственного набора, экскурсий по городу и встреч с руководителем и наставником.
Деловой форум «Кадры решают все» — событие для руководителей промышленных предприятий, корпоративного сектора, бизнеса, представителей вузов и ссузов для обмена опытом в теме корпоративной культуры и привлечения специалистов. Благодаря таким форумам в Казани формируется коммьюнити работодателей, которые продвигают идею заботы о человеке как приоритете каждой компании
Булат Алеев
руководитель Аппарата Исполнительного комитета Казани
Следующая цель, обозначенная в том числе мэром Ильсуром Метшиным, — сделать Казань городом лучших работодателей. Это получится, когда к работе подключатся локальные предприятия и бизнес. Развитие кадровых процессов необходимо им же самим: в скором будущем работающего населения станет меньше, а кадрового голода — больше.
Те работодатели, которые сейчас занимаются корпоративной политикой (отличный пример СИБУР), завтра будут чувствовать себя относительно уверенно. Те же, кто начнет позднее, проиграют в этой гонке, и зарплата ничего не решит.
Текст: Ксения Монастырская
Фото: Даниил Шведов
все материалы
